01
Il est lisible par tout le monde
Le visiteur suivant voit le nom, la société et le motif du précédent. Données personnelles à la vue de tous : le RGPD n'aime pas.
Cahier papier → registre numérique
Remplacer le cahier
de visiteurs taché de café.
Le cahier de visiteurs papier est lisible par tous, inutile en cas d'évacuation et hors-jeu côté RGPD. Voici comment le remplacer par un registre numérique — sur une simple tablette.
Pourquoi le papier a fait son temps
Quatre raisons d'arrêter le cahier.
02
Il ne sert à rien en cas d'évacuation
Alarme incendie : qui court chercher le cahier sur le comptoir ? Avec un registre numérique, la liste des présents est instantanée.
03
Il est illisible et incomplet
Écritures rapides, cases oubliées, pages arrachées. Impossible d'en tirer une vraie traçabilité lors d'un audit.
04
Il mobilise l'accueil
Recopier les noms, surveiller la signature, ranger le badge. Autant de temps que votre hôtesse ne passe pas sur l'essentiel.
Après le passage au numérique
Ce que Rassembl fait à la place.
Le visiteur s'enregistre seul
Pré-enregistrement par QR envoyé par email, ou Mode Kiosk en libre-service à l'accueil.
Le badge sort tout seul
Scan QR ou saisie comptoir, badge imprimable instantané, hôte interne notifié par email.
Les présents en un coup d'œil
Liste temps réel de qui est sur site, et suivi des évacuations personne par personne.
Un registre exportable
Recherche par nom, société, période, site. Export pour vos audits, effacement RGPD intégré.
Questions fréquentes
Passer du cahier au numérique.
Pourquoi remplacer le cahier de visiteurs papier ?
Parce qu'il ne répond ni à la confidentialité (lisible par le visiteur suivant), ni au RGPD (pas de durée de conservation, pas de droit d'effacement), ni à la sécurité (inutilisable en cas d'évacuation). Un registre numérique règle ces trois points d'un coup.
Est-ce compliqué de passer du papier au numérique ?
Non. Rassembl fonctionne sur une simple tablette en Mode Kiosk à l'accueil, et les visiteurs attendus peuvent être pré-enregistrés à l'avance. Un onboarding de 15 minutes en visio est inclus pour démarrer.
Faut-il du matériel spécifique pour remplacer le cahier ?
Non. Une tablette tactile suffit pour le Mode Kiosk, et les badges s'impriment sur une imprimante standard. Pas d'imprimante thermique propriétaire ni de consommable imposé.
Peut-on récupérer un cahier ou un fichier existant ?
Oui pour les visiteurs récurrents : Rassembl permet l'import Excel/CSV en masse. Les champs visiteurs sont paramétrables selon vos besoins.