Administrateur
Il paramètre les sites, les champs demandés aux visiteurs, les emails envoyés et les comptes.
Logiciel de gestion des visiteurs
La gestion des visiteurs, de l'invitation à la sortie.
Un visiteur passe par cinq moments. On l'attend, il arrive, il circule sur le site, il faut parfois l'évacuer, puis il repart. Rassembl suit les cinq dans le même logiciel et tient le registre à votre place.
Le parcours d'un visiteur
Cinq moments, un seul registre.
- 01Avant la visite
On l'attend.
L'hôte crée la visite dans Rassembl et le visiteur reçoit un email avec son QR personnel. Pour un groupe, une formation ou un salon, la liste s'importe depuis Excel.
Le pré-enregistrement - 02À l'arrivée
Il s'annonce, le badge sort.
Il scanne son QR sur la tablette d'accueil, ou l'hôtesse le saisit au comptoir s'il n'était pas prévu. Photo par la webcam si vous la demandez, badge imprimé sur l'imprimante du bureau, et l'hôte reçoit un email.
Le check-in et le badge - 03Pendant la visite
Vous savez qui est là.
La liste des présents se met à jour en direct. Sur plusieurs sites, chacun a sa capacité, ses photos d'entrée et son propre historique.
Le multi-site - 04Si l'alarme sonne
Vous comptez les présents.
L'évacuation se lance depuis Rassembl. Au point de rassemblement, on pointe chaque personne, et celles qui manquent restent affichées. À la clôture, les chiffres de l'exercice partent dans l'historique.
Les évacuations - 05Au départ
Le registre se tient seul.
Le visiteur pointe sa sortie. S'il oublie, Rassembl le sort automatiquement dans la nuit. Le registre se consulte, s'exporte, et les fiches s'effacent une par une ou par lot.
Le registre et le RGPD
Qui fait quoi
Trois rôles, et chacun voit ce qui le concerne.
Utilisateur
Le collaborateur qui reçoit. Il invite ses visiteurs et il est prévenu quand ils arrivent.
Kiosk
Le compte de la tablette d'accueil, limité à l'enregistrement des arrivées.
L'offre Standard couvre le pré-enregistrement, le badge et le registre pour un site. Premium ajoute la tablette en libre-service et les évacuations. Le multi-site passe par l'offre Sur mesure. Si vous cherchez surtout un éditeur et un hébergement en France, notre page logiciel d'accueil visiteur français détaille ce point.
Questions fréquentes
Gestion des visiteurs en entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des visiteurs ?
Un logiciel qui suit chaque visiteur externe depuis son invitation jusqu'à son départ : pré-enregistrement, arrivée, badge, liste des présents, sortie et registre. Rassembl y ajoute le suivi des évacuations en temps réel, personne par personne.
Une PME a-t-elle besoin d'un logiciel de gestion des visiteurs ?
Le cahier papier tient tant que personne ne s'en sert vraiment. Le jour d'une évacuation, il ne dit pas qui est encore dans le bâtiment, et n'importe quel visiteur peut lire les noms des précédents. L'offre Standard de Rassembl coûte 29,99 € HT par mois pour un site, avec 200 visites incluses.
Comment gérer les visiteurs sur plusieurs sites ?
Rassembl regroupe tous vos sites dans un seul espace. Chaque site a sa capacité, ses photos d'entrée et de plan, et un historique séparé des autres. Un visiteur attendu sur un site peut être validé à la main sur un autre. Le multi-site fait partie de l'offre Sur mesure.
Rassembl gère-t-il les prestataires et les sous-traitants ?
Pour l'accueil, oui : un prestataire s'enregistre, reçoit son badge, apparaît dans la liste des présents et dans l'évacuation comme n'importe quel visiteur. Le suivi des habilitations, des plans de prévention ou des heures pointées n'est pas couvert.
Rassembl fait-il du contrôle d'accès ?
Non. Rassembl ne commande ni portes, ni tourniquets, ni lecteurs de badges RFID ou NFC. Il sait qui est entré, qui est encore sur site et qui est reparti, et il en garde la trace dans le registre.
Combien de temps garder les données des visiteurs ?
La durée dépend de la raison pour laquelle vous tenez le registre, et c'est à vous de la fixer. Rassembl efface les fiches une par une ou par lot. Les règles sont détaillées sur notre page consacrée au registre des visiteurs et au RGPD.
Comment se passe la mise en route ?
Vous demandez un accès essai en choisissant un créneau. On active votre compte à ce moment-là, puis on fait 15 minutes de prise en main en visio. Aucune carte bancaire n'est demandée.